远程办公系统：应对疫情如何远程办公最高效？

要实现远程高效办公，一般来说要做到：纪律明确、机制完善、管理高效、沟通高效、协作高效、办公工具高效适用。具体如下：

1. 明确纪律要求

虽然不在一个地方上班，但可以要求，统一在固定时段上班、上班时段避免穿睡衣、戴工牌制度（营造上班氛围）、实行上班照片或视频打卡制度、上班计划通报、下班工作总结制度等，并明确奖惩措施。

2.建立晨会、晚报、周报、月报机制

实行晨会机制，可以在每天进行视频晨会，要求所有人员参加，会议由指定管理者主持，每个人简单地用一分钟时间讲下当天准备做几件事情、可能有什么问题，需要他人和领导提供什么帮助。实行晚报机制，每个人简单地把自己当日的工作总结发出来，可以统一制作一个表格，讲一下当日完成了什么，每件事做到什么程度了，有怎样的交付结果。根据情况还可以实行周报、月报机制。

3.建立工作计划统筹管理机制

在每周开始时，统一制定团队和每个人的计划，并发所有知晓，明确工作内容、标准要求、完成时限、责任人、审批流程等，让员工有目标感和紧迫感，也可以提前发现问题。同时，每周对进展对所有人的工作进展进行通报，营造你追我赶的竞争氛围。

4.优化沟通机制

明确沟通方式、时间、要求、程序，最好固定统一沟通时间，减少沟通频次，将不用直接沟通的部分通过电邮的方式替代掉，工作效率低下很多时候就是因为来回沟通浪费了大量的时间，因此，必须持续优化沟通方式方法，不断提高沟通效率和效果。同时要建立信息共享和相互监督机制，保持团队信息的实时流动和同步共享，细化工作任务，减少交叉重复沟通。

5.强化团队凝聚力建设

定期或适时开展线上团队建设，开展线上头脑风暴、活跃气氛、明确方向，采取相应的激励机制，激发员工的战斗力。

6.提供高效的线上办公工具

如钉钉、企业微信、teamface、金山文档、石墨文档、腾讯文档等。teamface很多人应该都用过或者正在使用，企业内部人员可以轻松找到本企业员工，可以发起多人建群。PC端可以远程协作、在线文档实现文档功能在线协作，办事审批功能、外勤打卡等功能很好用。teamface可以和企业微信一起使用，沟通、打卡、视频会议、语音电话，PC端通用有远程协作功能。协同创作文档可以避免文件丢失、文档版本混乱、数据覆盖的问题，以金山文档为例，可实现多人实时协作编辑，文档协作发起者可以指定可协作人，还可以设置使用权限、文档查看期限、以及查看次数等控制方式，确保数据流转不丢失。

7.定期开展复盘总结

可以针对出问题有失误的工作、重大项目工作、受到好评的工作结束后花点时间组织大家，在线上讨论总结下，检视存在的问题，发现推广好的经验，表扬做的好的个人和团队。以推动整个团队不断地积累工作经验、工作心得，持续寻找改善和提升工作效率和质量的方法，推动团队持续进步。

8.建立奖惩机制

强化绩效考核导向，开展评优评先，对做的好的进行奖励和表彰，对的差进行批评教育，在具体绩效分配上将工作效率、工作纪律纳入考核范围。