如何借助远程办公系统管理员工

1. 企典远程办公系统能够设定明确的目标和时间表，并要求员工对他们可达成的成果负责。能够做到沟通愈直接愈好，例如，是否需要员工在特定的时间内必须在线？是否要求对方，从上午九点到下午五点，公司随时可以透过企典办公系统找到人？对方如果有事离线（吃午餐、看医生、接小孩等），也要像办公室员工那样，告知主管。清楚地沟通，务必一再确认，多问他们问题，不要假设他们都听懂了。

2. 善用科技，提供正确工具科技，是虚拟团队的最佳利器。你的员工需要有效的工具，他们需要有管道接触文件、讯息、任务、期限、更新、新闻等。所以，确保每个人都用对工具，例如，让所有的团队成员下载并熟悉如何正确使用由公司选定的应用程序和平台（企典远程办公系统），有效管理和追踪进度。

3. 强调企业文化即使整个团队分散在世界各地，你也可以借由企业文化来凝聚员工向心力。企业文化是你的价值观、你做生意的方式、你的沟通风格。每个为你工作，或与你一起工作的人，都应该了解你的价值观，并与这种价值观保持一致。强调企业文化，会带来一种忠诚感和社群归属感，即使对外包的自由工作者，也会产生这种感觉。职场专家萧提诺还建议虚拟团队，可从共同的阅读中学习，「我的公司会要求所有新员工，阅读相同的三本书，这些书能反映我们的企业文化和商业人格，」她以自己为例，阅读过程中的心得分享，不但可为员工的工作方式和表现奠下基调，也让他们对自己的个人和职业发展，有了更新的视野。

4. 有变动，提早告知无论主管或团队成员，都应该建立主动积极的态度，如果你知道未来有个大型专案要忙，就要提早告知员工。同样地，你的员工如果打算休息一段时间，也要提前让你知道。不管大小事都一样，双方愈主动告知未来可能的变动，愈能有时间回应，预先做好准备。

5. 面对面定期聚会主管和远距员工应该多久见面一次，并没有绝对的标准，但专家都认为，面对面的聚会，有助于非正式的沟通、建立团队认同和凝聚力。如果预算允许的话，主管应该争取更多机会，让所有的团队成员定期在同一个地点碰面、交流、相互学习。对新上任的员工来说，这种聚会更有必要。尤其，大多数远距工作的人，尽管习惯独立运作，但免不了会有孤独的感觉，所以适度的社交互动很重要。专家建议，不妨在Slack等平台上，鼓励有利放松的聊天互动，帮助对抗孤独感，增强团队合作默契。

6. 鼓励提问和质疑保持双向沟通。让你的员工知道，你随时都愿意倾听他们的想法、意见、问题和疑虑。这种态度会让他们快速、主动地提出自己面临的任何问题。一旦问题有效排解，员工对团队的满意度和忠诚度都会提升。

最后：尊重员工，建立信任远距办公的工作方式能否成功，最终的关键仍在于信任。策略顾问欧布来恩建议主管，「信任你的员工会做他们该做的事，无论你是否时时盯着他们。」相对地，虚拟团队要成功，员工也需要信任主管。同时，如果你有幸找到一直都能把工作做好的远距工作者，就应该公平地付出报酬，尊重他们，不要视之为理所当然。给予他们积极的回馈，可以让你们的合作关系维持长久。