档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的一系列活动。档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况对于人事来说确实一件很头疼的事。不但会形成工作的累赘，还会降低档案管理的效率。

传统的档案管理是个庞大的体系，在管理过程中会遇到很多问题：

1. 管理信息种类多，需要几十类Excel表格分门别类管理，更新非常麻烦。

2. 涉及到考勤、审批、岗位调动、培训等多个模块，信息变动频繁，容易出现错误，而且相关记录不易追溯。

3. 需要专人、专地来进行汇总和管理，成本较高。

4. 管理和查阅不方便，无法实现各个模块的HR联动。

HR如何提高档案管理的效率？这也是反应HR人事能力的其中一个因素。

一、档案的收集整理

1、规范档案的范文，对档案进行分类和编排；

2、档案进行分类和编排后，将收集到的档案进行分门别类，方便以后使用和管理档案；

3、可以对档案再进行目录编号，以方便后期的检索工作。

二、档案的存档

有序的存档管理，不仅便于日后工作的查找，也可以提高工作效率。从目前看，就是纸质版的和电子版这两种方式。

1、纸质存档管理：需要分清别类，可以通过档案性质、时间（年、月）可以分别建立常用区和不经常用区。

2、电子版管理：电子版会比纸质版容易管理，只需要通过建立多个文件夹进行分类放置即可。Teamface企典系统，无纸化的办公，快捷添加、批量更新、随时归档、随时导入导出；灵活自定义员工信息，满足企业更多需求。

三、档案资源的共享

Teamface企典系统可以帮助用户无感知的实现档案的实时同步，分类备份，多人可以在不同地点、共同访问同一份文件。还可以对不同成员进行权限设置，保证文件安全前提下实现各种协作需求。实现资源的共享这才是提高整理档案效率的重要目的。

综上所述，档案管理在企业工作中具有举足轻重的作用。使用合适的档案管理系统不仅能提高HR人事的工作效率，有效的提高档案管理工作的同时，还能提高部门之间的协作、共享，实现无纸化办公，降低办公成本。

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