项目资料是项目建设、管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，项目资料管理则是将这些形成的资料进行规范的管理。

随着信息化进程，项目资料管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行项目资料管理的过程中，经常会碰到以下的问题：

海量文档存储，管理困难；

查找缓慢，效率低下；

文档版本管理混乱；

文档安全缺乏保障；

文档无法有效协作共享；

知识管理举步维艰等。

一个项目从立项、设计、实行、监理、验收的过程中形成大量的文件材料，为使项目档案齐全完整准确，就需要一套行之有效的项目资料管理系统加以保证。

项目资料管理系统哪个好？企业在选择时可以参考一下几个因素：

1、项目资料管理系统的功能匹配度

充分了解项目资料管理系统功能是一定要做的。如果条件允许，可以先内部体验一下，深度使用牵扯到过多精力，在选型阶段不太现实，但是体验关键功能是可以的。

2、项目资料管理系统的拓展性

企业发展过程中业务流往往在不断变化，对应的管理系统功能也会需要调整，项目资料管理系统必须具备一定的拓展性。像Teamface项目管理系统，可以通过自行添加字段、屏蔽字段、修改字段属性、修改表单布局等方式生成适合企业个性化的需求的应用模块。

3、项目资料管理系统的操作是否方便

操作的方便决定项目资料管理系统能否快速被导入和使用。如果系统操作很复杂，即使功能再强 ，对于企业来说也是没有任何用处的。

4、项目资料管理系统的安全性

项目资料数据是很重要的，所以数据的安全需要得到保障。

5、项目资料管理系统的价格

开发和维护一套管理系统的成本并不低，不仅要投入人力物力，而且还要投入很多时间和精力，成本比较高。如果该系统的价格远低于行业标准，这可能意味着厂商投入的成本有限。选择项目资料管理系统切莫贪便宜，把实施成本算入其中，更加不要追求大品牌、高价格的厂商，这不但造成成本的负担，还忽视了功能的实用性。