6 个挑选中大型HR人事管理系统的注意事项！

公司明年要编制人力资源系统预算，需要比较市面上各家系统的优缺点与收费，提出更适合公司的采购建议。身为项目负责人的 HR，知道中大型企业所需的HR人事管理系统该怎么挑吗？

一、具备人力资源方案背景深厚更优先！厂商要能了解产业行规，并能梳理工作流程

在挑选中大型企业使用的HR人事管理系统时，除了系统功能、业界评价等，有什么是优先考量的项目呢？具备「HR背景」应为重要关键。为什么具备HR背景很重要？

如，千人电子制造业HR经理：「曾经选了没有相关经验的厂商，结果导入过程很痛苦，变成自己要一直教厂商该产业的人事规则 …」

以中大型制造业为例，电子制造业非常在意差勤管理，需找到一套能支持庞大员工人数、轮班班别复杂、跨厂区支援协作等需求的系统，这时候如果不熟悉相关产业的系统商，可能会在系统 Demo 时频频点头说承诺自己能做到，而导入过程 HR 要除了得提出自己企业的需求外，还得不断提醒劳动法规、变形工时等规则。不仅造成拉长系统上线时程，如果没有选对厂商，在未来上线后系统用户自己也会很辛苦，劳动法规变动时也皆需自己提出修改方向，反而造成企业维护困难。

除此之外，超过 100 位员工的中大型企业，其组织流程往往复杂、调整时需要沟通与牵涉的部门众多，难以透过系统工具即可优化流程、制度、规范，这时候选择具备HR知识背景的系统商更为重要。

辅佐中大型企业的系统厂商，不单单只是提供系统工具，应具备能一眼看出企业采纳的作业流程的利弊，从流程改善提供建议，提出更利于企业人事管理的解决方案。

以 Teamface 为例，Teamface 建置版HR人事管理系统的顾问团队，具备 10年以上的导入经验，能协助企业在汰换HR人事管理系统期间，顺势重新整理企业组织架构、梳理 HR 部门作业流程，也同时优化全体员工的行政效率。这类型的厂商对客户的协助才是更具有价值与效益。

二、系统不全面，导入后更累！评估中大型企业的 HRM，功能需要完整和全方位

在挑选中大型企业使用的HR人事管理系统时，HR 可能会很困惑，市面上那么多系统，哪一种更适合我们公司呢？基本上可从系统形式—云端版、本地端版；收费方式—按月付、买断制来区分。

HR人事管理系统比较表

由图表上可以看到，在评估中大型企业使用的 HRM，如能量身打造一定是最符合企业需求。但在预算有限、上线时程的压力下，从零打造的纯定制系统无非拉长评估、导入时间，系统的定制费用也吓到不少企业。但其实还有一种「套装型」、「模块型」的HR人事管理系统，以多种功能模块、可拼装、可接受部分定制为优势，在有 HRM 基础建设下开放定制，反而更适合人数正在扩编的企业，并跟随企业需求随时扩充。

但在找寻这类的系统时，还是需注意功能是否完整、能支持人力资源的规划。

跨国汽车经销大厂 HR：过往经验告诉我，系统功能全定制的作法未必较好，部份流程配合系统的最佳实务更理想、更贴近公司期待

一般来说 3~5年公司会考虑替换新的 HRM 系统，而 HR 在评估系统时，可以先考量这 5 年间有哪些会是企业需要发展的重点需求，以下提供除了系统功能外，中大型公司常见的 HRM 需求：

1. 简历串接：更多的职缺数、更多的简历量，系统要能介接人力银行简历资料

2. 资源扩充：企业未来HR发展策略如 HRD，或是有 EIP 或其他产品需求，是否能扩充相关需求

3. HR相关报表：通过人力资源报表，向各部门主管展示人员管理相关数据

有些 ERP 系统也会提供简易的 HRM 功能，我们建议中大型规模的企业因优先考量专业的 HRM 系统，除了更符合各产业的人事行规与需求外，更支持中大型企业的未来发展性，以免系统跟不上企业的人力资源规划，没用几年又需要找一套新系统来取代，占用 IT、总务、预算资源，适应新系统的学习成本也让 HR 心力交瘁。

三、HRM 是企业管理，应能将现有系统一并整合与串接

管理中大型企业的HR人事管理系统时，HR 应该常被跨部门同仁询问，HRM 可以用绑定企业其他系统的账号吗？可以整合公司原先有的 EIP 系统吗… 这些系统整合的需求，在公司规模到达一定的人数，如果不同系统间都资料都需重新建置、每个新系统导入后都要注册一次，一定会造成企业员工很大的困扰与反感。所以最好的做法是提前布局，评估系统时就该找能整合、串接的 HRM 系统。

以 Teamface eHRMS 架构为范例

以批发零售业为例，如果为比较基本的出勤打卡整合可以先从门禁保全、POS 机、出勤管理、打卡工具、薪资系统作进一步的整合。餐饮业员工使用门禁保全刷卡作为上下班打卡纪录，如果遇到加班需求，需 POS 机登入登出资料佐证，HR 可在 HRM 的出勤管理同步打卡、加班资料，再结合薪资系统计算当月薪资。如果为较进阶的需求，可透过结合 EIP 的HR人事管理系统，统一由单一账号登入 CRM、ERP 辅助销售与进存货管理。

由于不同的产业有不同着重的功能需求，透过 HRM 作为人员管理的地基，充份整合 HRD、简历等人力资源需求外，透过串接的跨平台系统，整合各产业工作需求( 会议室管理、仓库管理、物流出货管理等等)，无需替换或导入全新的作业流程，也让企业数位转型的范畴更加完整。

四、找 IT 维修，员工薪资即被看光光？机密资料就该加密

过去曾有企业 HR 和我们反应，公司为了避免员工被挖脚，或是薪资情报外泄，系统尽量由自己开发，或是特别选择非云端型系统，避免有任何外泄的风险。但有一次让公司 IT 进行人事系统维修时，才发现员工资料没有做加密，工程师轻易的就能浏览同事的薪资，或是通讯电话、地址等信息。

我们建议在在选择 HR 系统时，一定要记得多加询问系统商的信息保护措施，机密资料加密等方式。并且一定要记得多加询问系统商的信息保护措施，例如「如果系统要维修是你们的工程师协助吗？」「那工程师维修的时候会看到哪些资料啊？」下方提供由 Teamface 系统工程提出的系统安全基础检核：

· 内部主机资料交换全面采加密传输

· 维运人员采最小权限原则，仅允许使用者依工作职掌执行所需之授权存取

· 系统是否有身分验证机制，密码是否具较高安全规范与变更管理机制

· 建立电子资料安全管理机制，包含分级规则

· 资料新增修改删除，皆可追朔操作者，并保存相关纪录

五、专业的系统商，导入流程与培训都该标准化

评估 HR 系统时除了上述几点外，导入流程也该是挑选的重点必要条件。

亚太区知名通讯商主管：过去我们也曾两次导入 HRM 系统，但皆并未导入成功，除了最终系统不符合需求外，混乱的导入流程、难以沟通的工程人员也让我们很头痛

Teamface eHRMS 的标准化导入流程

以 Teamface HR人事管理系统导入流程为例，在接到客户有系统需求时，团队将进行制度访谈，当顾问评估确认系统适用于企业后，才会进行下一阶段的安装与设定… 标准化项目式导入流程，让 HR 方便与公司回报导入进度。

建议洽询 HR 系统时，请厂商提供该系统的上线年限、导入成功率与续约率，并且在确认功能面符合公司需求后，请厂商提出一份导入流程计划，评估系统商的导入与教育训练经验。

六、售后别忽略，系统维护、版更、危机处理的应对方式都得纳入考量

上述几点都符合公司需求后，恭喜你系统成功上线基本上不会有问题。但付完钱后，系统不稳定、服务窗口也无法实时协助、员工反应很难用，反而造成 HR 更大的困扰…

电子供应链管理处资深经理：我们与同业推荐这家系统的原因是，即使系统一开始并非百分之百符合公司需求，但没达到的部分会想办法在版本更新时改善，后续服务也能得到适当的回应，采纳我们的意见，服务方面才是我们更重视的…」

我们建议企业可以在系统导入过程中，观察厂商的团队素质，例如工程人员能否将工程面的知识转化为HR伙伴能够理解的用语；劳动法令相关知识是否足够、客服的服务质量是否实时解决，无需再请 IT 人员协助。并请厂商提供版更流程、维修流程，事前评估售后的窗口服务时间、服务时效、咨询费用等，让系统用户没有后顾之忧。

1. 厂商体质

2. 系统架构与功能

3. 整合与串接性

4. 机密资料加密

5. 导入流程标准化

6. 售后服务

最后除了上述六点外，Teamface 顾问团队更提供评估 HRM 系统检核表(Checklist)，方便 HR 与采购同仁于评估阶段时一一检核。