在企业消费数据的日常分析中，您是否遇到以下问题：

不完整的数据消费数据使得整合数据分析变得困难？ 

在员工出差和商务娱乐的过程中，标准极其频繁且难以控制？ 

或者，您是否经常难以做出正确的业务决策，因为成本数据不完整甚至缺失？ 

无论您的情况如何，很明显，这些成本数据的整合和分析会对您当前的决策和公司的未来产生深远的影响。 

只需四个步骤，让您告别凌乱的数据并更轻松地做出决策。 

第1步，获取准确，真实和完整的费用数据

2015年，Paystream发布的研究报告显示：56％的公司认为削减成本是他们的一年主要关注点工作, 41％的公司认为流程自动化是他们的目标之一;

为了有条不紊地执行此事，我们可以按照以下步骤操作：

首先建立一个良好的成本系统和标准让员工尽可能轻松地遵循。 

确定所有类型业务的提交，批准和报销流程（例如何时文档需要相互关联？如果金额超过级别，是否需要更改批准流程？）。 

设置成本标准并输入数据（包括成本标准名称，如旅行，住宿，商业娱乐，团体建设，办公室采购等），所有费用都应使用唯一可区分的名称设置。 

最后一步是让员工和经理了解费用政策并使用该流程。 

选择能够更准确，更有效地获取这些成本数据的产品，您可以用更少的资源做更多的事情，同时有效地实施成本政策和流程。数据将告诉您每个政策或流程是否真正科学。

第2步，分析数据

下一个具有挑战性的部分：如何从大量数据中直观地获取信息。 我们提倡整合人员，流程和技术，以构建有效的分析方法，将复杂的数据转化为有价值的业务信息。 

人

您需要根据公司的目标和目标对数据进行交叉分析，但在此之前，您需要找到合适的人选。 

流程

数据分析大多与比较不可分割。为了使数据有价值，您必须知道每项费用的流量以进行相关分析。 

我们将使用以下示例作为介绍

将实际支出与预算进行比较

使用预算作为监控员工实时支出的标准。 

将实际支出与基准目标进行比较

比较不同部门，成本中心和项目的实际水平支出。如果您可以获得行业数据，您甚至可以比较竞争产品或行业标准与您自己之间的差距。 

将实际支出与收入或收益进行比较

确保投资回报率为正。例如，了解员工最大最小或最有利可图的客户，并分析员工的单一差旅费用是否值得。 

比较实际支出趋势

看到公司的费用数据显示出一种趋势？您可以比较不同时间段的费用，以查看哪些成本项目将来可以节省大量空间。 

技术

如何充分利用您的费用数据？多功能技术集成解决方案使数据更加清晰可见。良好的数据分析基于条件格式和数据可见性。 条件格式化将使您能够专注于关键业务驱动因素，并使您的数据与公司的业务高度相关。 举一个日常生活的一般例子来理解条件格式的好处。例如，红绿灯通过颜色编码可视化数据并引导人们的行为，红灯停止，黄灯警报，绿灯线。 

通过将数据编码转换为直观表示，人们可以更清楚地理解这些数据的含义。无论您使用何种分析系统，您的费用报告都应该直观，即时，准确地反映和分析数据。 

第3步，制定业务决策;

通常，在BI之后，您通常会在做出决定之前面对以下三种情况。 

01/数据是否与您预期的相同？ 

你似乎在做正确的事情，但你仍然需要经常提醒自己：为什么会这样？我还有改进的余地吗？ 

例如，您的费用预算过于慷慨？如果是这样，您可以考虑收紧预算。 

02/数据是否比您预期的更好？ 

当数据好于预期时，大多数人可能会欢呼。但是，我们仍然不得不不时问自己，为什么数据会变得更好，还有改变的余地？你能和其他地方结婚吗？只有不断思考，我们才能使公司取得成功。 

例如，如果您更改旅行政策，您的平均酒店入住成本将减少约10％，但在实施后，它显示每晚减少20％。

您可能会发现同样的方法可以应用于酒店住宿，办公室购买和其他费用减免。 

03/数据是否比您预期的更糟？ 

当您看到数据变得更糟的情况时，请确保您真正了解数据的来龙去脉。 

也许这种数据损坏只是一个正常的周期性波动，并且可能与某个项目错误有关。此数据可能由单个组，部门或个人引起，也可能广泛存在。在企业中。 

当您确定您的分析准确无误并且此数据降级确实是一个糟糕的开发时，您应该立即采取措施进行纠正。 

第4步，运行调整

做出业务决策后，您是否需要确定是否需要某些成本政策或流程变更？ 

如果数据是可接受范围内的绿灯，则无法执行任何操作。 

如果数据位于有潜在风险的黄灯区域，或者有趋势变红，请让数据指导您做出正确的决定。 

如果需要进行更改，请记住，改革通常是业务流程中最困难的部分。在实施阶段，转换通常会失败，您需要格外小心处理此问题。 

您可以从以下内容开始：如果需要改变业务流程，请确定哪些类型的改革是必要的；我们可以为自己思考：这个变化是否很大？它会影响多少员工？你会立刻推他们吗？这样您就可以更好地执行您的计划；您可以先试点，为您的下属和员工培训新的政策和流程，并且必须强调不合规的后果，并实施数据并将其推广到整个公司。  

评估贵公司应对此变化的速度有多快？如果您的组织敏捷，那么这可能是一个快速的过程。如果您的公司更传统并且对新事物更具抵抗力，那么您需要更多时间进行沟通和沟通，以达到预期的效果。