但是到底怎么样公司使用的人事薪资系统，才算是发挥应有的价值呢？

很多公司导入人事薪资系统后，人资管理者的工作状况大概是这样：

1.每天或每个月人工从考勤系统下载考勤机内出勤纪录，然后汇入人力资源系统。

2.每天或定期将员工纸本请假单输入到人力资源系统进行出勤检核，或每天人工核对员工纸本请假单与考勤系统出勤纪录，统计出迟到早退旷职，然后每月再将出勤、请假的最后统计资料，自行输入到人事薪资管理系统。

3.如果劳动法因为员工薪资调整而必须调整薪资，则需要一笔一笔输入到劳动法系统。

4.月底进入人资系统或薪资系统，进行薪资试算。如果有员工遇到法院强制执行扣款，则自己再人工计算后修改应扣项目并更新发薪结果。

5.如果需要薪资转帐，且人事管理系统或薪资系统无法支持银行薪酬格式，只好再手动将薪水转帐数字以Excel薪资表的方式转到银行软件内，有时若银行未提供软件，就只好自己逐笔输入到银行薪转记录内。

6.年底申报员工所得时，若人事管理系统或薪资系统无法产出完整雇主支付之所得资料电子档案，人事管理者就必须要进入国税局提供的软件手动输入支付给员工或外部人员（如顾问、清洁人员、兼职人员）的所得才能进行申报。

7.有时为了产生某项报表，需要IT信息单位花很多时间帮忙处理资料，或是系统产生问题，需要等待信息部门有人力时处理。

8.劳动法时常变动，系统无法快速因应，甚至技术无法应对，只能让自己手动处理。使用自家开发的HR系统还需请IT人员修改，由于IT人员较难具备相关劳动法规、性平法规、税法知识或专业，不仅沟通耗时，更容易使系统出现结果不如预期或误触劳动法等状况。

这些都是耗时、重复、容易出错、无附加价值，甚或增加其他部门无谓负担的工作，但却是许多人资管理者或企业负责计算薪水的会计财务人员经常在做的事，即便他们可能已经导入了一套人事薪资系统或人力资源管理系统，又或是企业ERP系统提供的一部分功能。

企业导入人事薪资系统或人力资源管理系统软件，就是希望改善作业流程，大幅减少人工作业，能快速提供正确的资料与统计数据，最好多数可以做到自动化且不必重工，帮助人员专注在更有价值工作上，这也是「系统」应有的价值，而非仅提供资料储存或简单计算功能。

举我们协助企业导入的Teamface企典管理软件的HR云端人事薪资管理系统为例，除了初期人事资料汇入、参数设定、新人报到资料建档、变更员工上班时间、调薪、人事异动等状况需要管理者操作外，其他绝大多数工作都可以在简单几个点击中完成，并且许多资料、数据或报表可以直接串联产出，方便随时查询、下载，系统并可以自动发布出勤异常或请假签核提醒给使用者。

员工可以自己在线请假，主管可以在线签核，考勤资料可以自动搜集，出勤统计数据就可以自动产生，薪资结算也只要几个操作步骤（包含社保、公积金、下载年度所得申报档案），HR只要就结果审核或补正，大幅降低了人事管理者的无谓负担，也能减少企业人力成本的损耗，提高了人力资源部门提供决策支援的能力，更让最前线人力管理单位能够快速掌握人力异常状况，及时进行调整，也提高了整个企业的人力应变能力。