近年来，越来越多的国内企业都逐渐倾向于使用人力资源管理系统为自己的工作加一把火力，毕竟很多HR除了要做人事工作外，还有很多的琐碎杂事，例如记录员工上下班打卡的时间和迟到早退情况，用纸笔或者excel安排每日班次，每日电邮回覆员工请假申请或者询问年假还有几日可以申请等等。这个时候的HR角色好像已经不再是专职的人事专员，而是一个兼职的管理员！

很多小型公司也确实没有设立人事部门，一个HR三头六臂地搞掂所有大小事，最后管理员累到癫，还事倍功半。HR如果搞不掂，老板只好再请多个人，再做一样的事。正因有各种不同的现实原因所困扰，公司的一些老板、这些HR或管理员希望能够借助外力帮自己减少一些工作压力，同时也希望可以为公司节省人力成本，而这外力便是人力资源管理系统（HRM系统）。

打开Google、百度或其它搜索引擎发现，市面上的HRM系统不仅数量多，还五花八门，广告词千篇一律，「为公司简化工作流程，为HR提升工作效率」，可是简化了哪些流程，提升了什么效率？又是以何种方式去提升效率呢？其实选择HRM系统也没有那么复杂，最重要的不过是灵活度要高（毕竟每间公司的人事规章制度都不同）、系统稳定数据安全（一定要保证自己公司资料不被泄露）、性价比高（肯定不能超过公司预算）。

选择人力资源管理系统条件：

1. 系统功能的灵活性是否足够强大？

上面讲到，每间企业的运作方式不同，政策规定亦不相同，那对于选择系统而言，是否有足够强大的自定义功能是很重要的。例如，审批员工请假或者加班的人有哪些、上班时间几分钟内打卡都不算迟到、能否计算、公司年假可否按月/年支付、每年的年假是否可以结转

至下一年、能否一次过编排员工上班更表等等。

还有便是报表功能。是否可以筛选范围并一键导出员工工资单、考勤明细表、工资报表、公积金、养老金及社保报表、税表等等。

2. 是否时刻紧跟劳工法例？

每年的公众假期在变，法律条例时常有更新，若是没有任何的维护人员导致系统一成不变，HR还需要自己学习新条例，自动手动更新系统设定，那其实这个系统也就等于一个「图书馆」——储存数据而已。

3. 系统用的是什么服务器？

数据安全性和保密性是选择系统最重要的考虑之一。一般而言，可以部署在云端或客户的服务器上。

4. 售后服务是否做得好？收费是否透明？

这里可能很多人会有疑问：「点解买个系统好似买咗个电器咁，仲要售后服务？」。因为一开始使用系统时，无法百分百确保自己的操作正确，如有操作不当的情况，则可以随时寻求客服人员协助，即时聊天/ 电话/ 电邮都可以，最重要的是真的有人回覆你，而不是买完系统后大家就互相bye bye。收费方面也要注意是否会有隐藏费用，比如安装费、日后维护费、购买软件授权证等等

综上所言，选定一个系统时，除了可以参考企业提供的demo和系统演示外，自己还是需要利用「免费试用」的功能，用过才知道它是否真的符合公司的长远需求。最好的HRM系统并不是花费最多、功能最多的，而是最适合自己的。

Teamface企典是一个100%可以云端或本地部署的供应商，正因为是一个平台处理所有人事事务，所以才可以减少HR在多个系统中做导入导出的动作，减少的这部分时间，才可以提升工作效率，以最短的时间处理最多的本职工作。

同时，在线的专业客服人员亦会帮助用户在不同的使用阶段提供相应的解答及咨询服务，无须自己痛苦摸索。